TL;DR

Surat peringatan karyawan (SP) adalah dokumen resmi yang diberikan pemberi kerja saat karyawan melanggar aturan perusahaan. Ada tiga tingkatan: SP1, SP2, dan SP3. Berdasarkan UU Ketenagakerjaan No. 13 Tahun 2003 dan turunannya, setiap SP berlaku maksimal 6 bulan. Jika SP3 tidak membuat karyawan berubah, perusahaan bisa melakukan PHK dengan pesangon. SP yang tidak sesuai prosedur bisa digugat karyawan ke Pengadilan Hubungan Industrial.

Tanpa surat peringatan yang sah, perusahaan tidak bisa begitu saja memecat karyawan yang bermasalah. Proses hukum ketenagakerjaan di Indonesia mewajibkan adanya bukti tertulis sebelum hubungan kerja diakhiri. Itulah mengapa memahami cara menulis surat peringatan karyawan yang benar sama pentingnya bagi HRD maupun bagi karyawan yang menerima surat tersebut.

Dasar Hukum Surat Peringatan Karyawan

Surat peringatan karyawan diatur dalam UU No. 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan, khususnya Pasal 161. Aturan ini menegaskan bahwa pemutusan hubungan kerja (PHK) karena pelanggaran hanya bisa dilakukan setelah karyawan mendapat SP1, SP2, dan SP3 secara berurutan, dengan masing-masing SP berlaku paling lama 6 bulan.

Satu pengecualian penting: untuk pelanggaran berat seperti penggelapan, kekerasan di tempat kerja, atau membocorkan rahasia perusahaan, perusahaan bisa langsung melakukan PHK tanpa harus melewati ketiga tahap SP. Ini disebut PHK karena kesalahan berat dan diatur dalam Pasal 158 UU Ketenagakerjaan, meski penerapannya tetap memerlukan putusan lembaga penyelesaian perselisihan.

Perbedaan SP1, SP2, dan SP3

Ketiga tingkatan surat peringatan ini bukan sekadar urutan nomor. Masing-masing punya bobot dan konsekuensi yang berbeda:

SP1: Peringatan pertama. Diberikan untuk pelanggaran ringan atau pertama kali. Sifatnya informatif dan memberi kesempatan karyawan untuk memperbaiki diri. Berlaku 6 bulan sejak ditandatangani.
SP2: Peringatan kedua. Diberikan jika karyawan mengulangi pelanggaran yang sama atau melakukan pelanggaran baru selama SP1 masih berlaku. Bahasa dan nada surat biasanya lebih tegas.
SP3: Peringatan ketiga dan terakhir. Ini adalah sinyal bahwa perusahaan sudah mempertimbangkan PHK. Jika karyawan tetap melanggar selama SP3 berlaku, perusahaan berhak mengakhiri hubungan kerja dengan tetap membayar hak karyawan sesuai ketentuan.

Satu hal yang sering menjadi salah kaprah: urutan SP tidak harus dimulai dari SP1 untuk setiap jenis pelanggaran. Jika karyawan melakukan pelanggaran dengan kategori yang lebih berat dari sebelumnya, perusahaan bisa langsung memberikan SP dengan tingkat yang lebih tinggi, asalkan diatur dalam peraturan perusahaan atau perjanjian kerja bersama. Panduan ILO tentang hubungan kerja di Indonesia menegaskan bahwa prosedur disiplin yang jelas dan konsisten adalah bagian dari praktik ketenagakerjaan yang baik.

Komponen Wajib dalam Surat Peringatan

Agar surat peringatan punya kekuatan hukum, ada beberapa elemen yang tidak boleh terlewat:

Identitas perusahaan (nama, alamat, dan logo)
Nomor surat dan tanggal pembuatan
Identitas lengkap karyawan (nama, jabatan, divisi, dan nomor karyawan)
Dasar pemberian surat peringatan (aturan perusahaan yang dilanggar)
Kronologi pelanggaran secara spesifik (tanggal, waktu, dan kejadiannya)
Tingkat surat peringatan (SP1, SP2, atau SP3)
Masa berlaku surat peringatan
Tanda tangan atasan langsung atau HRD dan karyawan yang bersangkutan

Contoh Surat Peringatan Pertama (SP1)

Berikut adalah contoh surat peringatan karyawan tingkat pertama yang bisa dijadikan acuan:

SURAT PERINGATAN PERTAMA (SP1)
No: 001/HRD/SP1/IV/2026

Yang bertanda tangan di bawah ini, Manajer HRD PT Maju Bersama, dengan ini memberikan Surat Peringatan Pertama kepada:

Nama: Budi Santoso
Jabatan: Staf Administrasi
Departemen: Keuangan

Bahwa yang bersangkutan telah melakukan pelanggaran disiplin kerja berupa keterlambatan hadir sebanyak 8 kali dalam satu bulan (Maret 2026), yang bertentangan dengan Pasal 5 Peraturan Perusahaan PT Maju Bersama.

Surat peringatan ini berlaku selama 6 (enam) bulan sejak tanggal ditetapkan. Jika dalam masa berlaku tersebut yang bersangkutan mengulangi pelanggaran, maka akan diberikan surat peringatan berikutnya.

Jakarta, 2 April 2026
Manajer HRD,
[Tanda tangan]
Hendra Gunawan

Karyawan yang bersangkutan,
[Tanda tangan]
Budi Santoso

Contoh Surat Peringatan Kedua (SP2)

SP2 umumnya lebih singkat dan langsung pada pokok persoalan, karena mengacu pada SP1 yang sudah pernah diberikan sebelumnya:

SURAT PERINGATAN KEDUA (SP2)
No: 002/HRD/SP2/IV/2026

Merujuk pada SP1 No. 001/HRD/SP1/IV/2026 tanggal 2 April 2026, yang bersangkutan terbukti masih melakukan pelanggaran serupa pada periode berikutnya, yaitu keterlambatan sebanyak 6 kali dalam bulan April 2026.

Dengan ini kami memberikan Surat Peringatan Kedua (SP2) kepada Saudara Budi Santoso. Surat ini berlaku selama 6 (enam) bulan. Jika pelanggaran terus terulang, perusahaan akan memberikan SP3 yang dapat berujung pada pemutusan hubungan kerja.

Hal yang Tidak Boleh Dilakukan Saat Membuat Surat Peringatan

Ada beberapa kesalahan umum yang membuat surat peringatan menjadi tidak sah secara hukum atau bisa digugat oleh karyawan:

Tidak menyebutkan aturan yang dilanggar. SP harus mengacu pada peraturan perusahaan atau perjanjian kerja yang konkret, bukan tuduhan samar-samar.
Tidak ada tanda tangan karyawan. Karyawan berhak menolak menandatangani, tapi perusahaan harus mendokumentasikan penolakan tersebut dengan menghadirkan dua orang saksi.
SP diberikan setelah masa kadaluarsa. Jika SP1 sudah lewat 6 bulan dan tidak ada pelanggaran baru, SP1 tersebut dianggap gugur. Pelanggaran berikutnya harus dimulai lagi dari SP1.
Bahasa yang mempermalukan. SP adalah dokumen resmi, bukan ajang venting. Bahasa yang merendahkan bisa jadi dasar gugatan balik dari karyawan.

Menurut Kementerian Ketenagakerjaan RI, karyawan yang merasa diperlakukan tidak adil dalam proses pemberian SP berhak mengajukan pengaduan ke Dinas Ketenagakerjaan setempat atau langsung ke Pengadilan Hubungan Industrial.

Apa yang Harus Dilakukan Karyawan Saat Menerima SP

Menerima surat peringatan memang tidak menyenangkan, tapi ada langkah yang bisa diambil agar situasi tidak memburuk. Pertama, baca isi surat dengan teliti. Pastikan pelanggaran yang disebutkan memang benar-benar terjadi dan didasarkan pada aturan yang ada. Jika ada yang tidak sesuai fakta, karyawan berhak mengajukan keberatan secara tertulis.

Kedua, tandatangani surat dengan catatan jika perlu. Menandatangani SP bukan berarti mengakui semua tuduhan, tapi hanya mengakui bahwa surat sudah diterima. Karyawan bisa menambahkan kalimat “diterima dengan catatan/keberatan” di samping tanda tangan jika merasa SP tidak adil.

Contoh surat peringatan karyawan yang baik mencerminkan proses yang adil dari dua pihak: perusahaan yang mendokumentasikan masalah secara resmi, dan karyawan yang mendapat kesempatan untuk memperbaiki diri. Saat prosesnya berjalan dengan benar, SP justru menjadi alat yang melindungi kedua belah pihak dari konflik yang lebih besar di kemudian hari.